Tietoinen muutoksen johtaminen ja toiminnan kehittäminen etäajassa

Tietoinen muutoksen johtaminen ja toiminnan kehittäminen etäajassa

Aamutreeneissämme Vesa Silfver kertoi omasta muutoksen johtamisen kehityspolustaan valtion kestävän kehityksen yhtiön, Motivan, tuoreena toimitusjohtajana. Muutoksen johtamisen lähtökohdat olivat kiinnostavat.

Vuonna 2018 Motivalla oli jo 20-vuotinen historia takanaan, ja henkilöstö oli hyvin sitoutunutta Motivan tehtävään yhteiskunnassa. Toimitusjohtajan vaihtuminen, kannattavan kasvun tavoitteet sekä tarve uudistaa toimintaa haastoivat niin johtoa kuin henkilökuntaakin.

Vesa kuvasi omaa työkalupakkiaan tietoisen muutoksen johtamisessa 100 päivän prosessina. Ensimmäinen osa suunnitelmaa oli tutustua nykytilaan.

  1. Perehdy ensin faktoihin; tunnusluvut monipuolisesti tarkasteltuna.
  2. Rakenna luottamusta ja uskoa tulevaisuuteen henkilökunnalle; käy keskustelut mahdollisimman laajasti organisaatiossa. Kerää kehitysideat.
  3. Kuuntele asiakkaiden näkemykset ja kokemukset.

Strategian rakentaminen oli seuraava vaihe 100 päivän suunnitelmaa.

  1. Hyödynnä edellisen vaiheen syötteet strategian rakentamisessa, erityinen paino mission (=olemassaolomme oikeutus markkinalla) kirkastamisessa.
  2. Sitouta henkilöstö, asiakkaat ja sidosryhmät strategiaprosessiin esimerkiksi yhteissuunnittelun keinoin.
  3. Viimeistele strategia johtoryhmän kanssa hallitusesittelyyn.
  4. Varmista, että ymmärrät omistajastrategian ja hallituksen odotukset, ja että hallituksella ja sinulla on yhtenäinen näkemys suunnasta ja strategisista valinnoista.
  5. Osallista koko organisaatio strategian käytäntöön viennissä.

Johtajan pitää osata ottaa tukea ja sparrausta vastaan – kaikkea ei tarvitse tehdä itse.  Vesa otti muutoksen läpiviemisen tueksi johdon coachin @Maarit Tiililän. Myös trategiaprosessiin hän haki ulkopuolista fasilitointitukea.  Organisaation kanssa käytyjen keskustelujen pohjalta ja toisaalta strategisten tavoitteiden valossa löytyivät myös ne osaamisvajeet, joihin rekrytoitiin uusia henkilöitä.

Muutos ei koskaan tapahdu ilman muutosvastarintaa. Hyvä tapa taklata tunne on rakentaa psykologisen turvallisuuden ilmapiiri organisaatioon; että on lupa kysyä ja haastaa, mutta toisaalta velvollisuus hyväksyä perusteltu muutos. Monesti ”menneisyyden menestys” on vakava muutoksen este.

Vesan opit muutosmatkalla

  1. Kulttuurinmuutos vie aikaa. Älä muuta organisaation identiteettiä, vaan tunnista henkilöstön arvot sekä henkilöstön ja johdon motivaation lähteet. Ne ovat sekä voimavara että haaste. Johtamisen tekniikat ja työkalut on helppo oppia, mutta oma persoona on se, mitä et voi muuttaa.
  2. Omistajan tahtotilan ymmärtäminen on oleellista. Rakenna hallituksen puheenjohtajan kanssa toimiva suhde.
  3. Tunnista kehitysvelkaa. Jos kysyntä nykypalveluille on kovaa, johtamisen fokus helposti kääntyy operatiivisiin prosesseihin ja strateginen kehittäminen jää paitsioon.
  4. Ulospäin viestinnässä strategian tuomat uudet palvelut saavat usein nykyistä arvoaan suuremman huomion, koska muu maailma ei tiedä niistä. Sisäisesti on korostettava nykyisen ydinliiketoiminnan kehittämisen merkitystä uuden kehittämisen rinnalla, jotta henkilöstö kokee oman työn olevan arvokasta.
  5. Pidä kehittämisen fokus tiukkana.
  6. Ota käyttöön mittarit, jotka kiinnittyvät aitoon arjen tekemiseen ja mittaavat muutosta, sen suuntaa ja vauhtia konkreettisesti. Motiva valitsi OKR-mittarit, joita tarkastellaan kvartaaleittain. (esim. Objectives and Key Results)
  7. Vaikka konsernissa olisi sekä isoja että selvästi pienempiä yksiköitä, muista antaa muutosta ohjaavat mittarit ja tuki kaikille.
  8. Uponneet kulut ovat uponneita; perustele kaikille sidosryhmille, jos joistakin menneisyyden investoinneista on hyvä päästää irti.

Kirjoittaja
Jaana Komulainen
partneri, hallituksen vpj, HPH-BPF ry