Miten hallitus osoittaa huolellisuutta eettisten riskien hallinnassa?

Miten hallitus osoittaa huolellisuutta eettisten riskien hallinnassa?

Eettisyys ja vastuullisuus ovat nousseet vahvasti hallitusten agendalle. Globaalit trendit näyttävät voimistuvan ennakoitua nopeammin: nuorten arvomaailman muutokset, ilmastonmuutos, digitalisaatio, jne. Samoin kuluttaminen on vahvasti muutoksen kourissa. Voimakas ajuri on myös muutokset lainsäädännössä, kuten nk. whistleblowing-direktiivi sekä tiukkenevat vastuullisuusvaatimukset.

Systemaattinen seuranta ja huolelliset kirjaukset tuovat jäntevyyttä

Varmista, että eettisyys ja vastuullisuus ovat osa hallituksen vuosikelloa ja seurantamittarit ovat osuvia ja luotettavia. Moneen kysymykseen hallitus saa parhaiten vastauksen haastattelemalla toimitusjohtajaa. Lisäksi on tärkeää, että hallituksen käytettävissä on luotettavia, tieteellisiä mittareita, joiden avulla voidaan seurata kehitystä.

Hallituksen huolellisuuden arviointia tehdään usein pöytäkirja-aineiston perusteella. Tästä syystä on eduksi varmistaa, että pöytäkirjoissa kuvataan riittävällä tarkkuudella käyty keskustelu sekä päätösten perustelut. Tausta-aineistot kannattaa tuoda pöytäkirjan liitteiksi. Hyvällä dokumentaatiolla osoitetaan huolellisuus tarvittaessa myös jälkikäteen. Niukka dokumentaatio altistaa hallituksen kritiikille.

Pakollinen whistleblowing-kanava

Laki velvoittaa järjestämään ilmoitus- eli whistleblowing-kanavan organisaation sisäisille ja ulkoisille sidosryhmille. Voi olla hyvä pohtia, olisiko yhden hallituksen jäsenen syytä olla yksi ilmoitusten vastaanottajista. Rooli kuulostaa operatiiviselta, mutta voi olla paikallaan, jos organisaation hallinto on kovin ohut.

Huolellinen hallitus varmistaa, että yrityksessä kanavan hankinta on jo hyvässä vauhdissa. Tarpeen mukaan pöytäkirjaan voi kirjauttaa merkinnän, että ”hallitus valtuuttaa yrityksen toimivan johdon hankkimaan luotettavan ilmoituskanavan ja huolehtimaan, että hallinto on kunnossa hyvissä ajoin ennen 17.12.2021 määräaikaa”.

Kanavan myötä saamme aiempaa paremmin tietoa organisaatiossa tapahtuvista vaikeista asioista. Ilmoituksen kohde voi olla kuka vain johdosta varastonhoitajaan. Kanavan tulo lisää tarvetta eettisten riskien ennakoinnille ja hallinnalle.

Eettisten riskien ennakointi ja torjunta

Eettiset riskit ovat odottamattomia negatiivisia seurauksia epäeettisistä teoista ja valinnoista. Kunnianhimoinen organisaatio osallistaa riskien tunnistamiseen ja arviointiin henkilöstöä, jolloin henkilöstön kyky tunnistaa eettisiä riskejä vahvistuu ja auttaa ehkäisemään riskien toteutumista.

Kartoituksen jälkityönä käydään läpi, kuka organisaatiossa vastaa minkäkin riskin ennaltaehkäisystä ja tietävätkö vastuuhenkilöt itse vastaavansa näistä asioista. Sekä, minkälainen riskienhallintaprosessi on olemassa ja onko se riittävä. Prosessista ei kannata tehdä monimutkaista tai raskasta.

Toimitusjohtajan eettisen kyvykkyyden kartoitus

Toimitusjohtaja näyttää organisaatiolle suuntaa ja siksi hänen osaamisensa ja arvonsa ovat ratkaisevia. Toimitusjohtajan eettistä kyvykkyyttä kartoitetaan haastattelemalla toimitusjohtajaa. Kartoituksessa voi käyttää myös Leadership EDGE© 360° -työkalua. Haastattelurunkona toimii seuraavat kysymykset:

Millainen organisaatiokulttuuri on, kerro esimerkkejä
– inkluusiosta ja tasavertaisuudesta
– ilmasto ja ympäristötoimenpiteistä
– eettisyydestä ja epäeettisyydestä
– vastuullisuudesta ja vastuullisuuden kehittämissuunnista
– minkälaisia suunnitelmia on näiden asioiden parantamiseksi entisestään

Vastauksista on syytä kuulostella,
– tietääkö ja tunteeko toimitusjohtaja näitä asioita
– pitääkö hän niitä tärkeinä
– onko hänellä tahtoa ja taitoa kehittää

Organisaatiokulttuurin eettisyyttä voi myös mitata tieteellisellä Corporate Ethical Virtues (CEV) -mittarilla. Mittari ei korvaa haastattelua, mutta toimii luotettavana seurantatyökaluna.

Ennakoiva eettisyys

Mitä pidetään eettisenä ja mitä epäeettisenä elää ajassa ja muuttuu jatkuvasti. Tästä syystä onkin hyvä pitää yhtenä asiakohtana hallituksen agendalla eettisten kysymysten ennakointi: mitä trendejä on tunnistettu, miten lainsäädäntö ja toimintaympäristö tulevat muuttumaan? Ennakointi tuo systematiikkaa, helpottaa budjetointia ja vähentää yllätyksien määrää.

Syksyllä 2021 on jokaisen listalla pakollisen whistleblowing- eli ilmoituskanavan järjestäminen käsittelyprosesseineen ja koulutuksineen.

Blogin kirjoittaja Erika Heiskanen on Juuriharja Consulting Group Oy:n perustajapartneri. Erika on auttanut sekä yksityisen sektorin että julkishallinnon toimijoita etiikan kysymyksissä, haasteissa ja ratkaisuissa yli 20 vuoden ajan. Erikan viimeisin kirja on Eettinen johtaminen – tie kestävään menestykseen (2008). Lisää aiheesta täältä!