Digitaaliset hallinnon työkalut PK-yritysten kasvun ja arvonmuodostuksen tukena

Digitaaliset hallinnon työkalut PK-yritysten kasvun ja arvonmuodostuksen tukena

Kirjoitus pohjautuu Hallituspartnereiden 30. elokuuta järjestämään webinaariin, jossa ContractZen oli vieraana. Aamun aiheena oli se, miten modernit hallinnon työkalut auttavat pk-yritysten kasvupolulla yrityskaupoissa, rahoituskierroksissa ja auditoinneissa.

Voimakkaat trendit digitalisaatiosta liiketoiminnan tahdin nopeutumiseen, kilpailun kiristymiseen ja regulaation lisääntymiseen, laittavat pk-yritysten muutoskyvykkyyden – ja samalla yhtiön hallituksen ja johdon – todella koville. Lisäksi pandemia on tuonut lisähaasteita niin suuryrityksille kuin pk-yrityksille.

Tuore MIT:n tutkimus kertoo, että digitaalisuuden mahdollisuuksia hyvin ymmärtävä ja hyödyntävä yritysjohto voi edistää yrityksen kasvua ja valuaatiota jopa 48 % enemmän kuin verrokkiyrityksissä.

Miten voit hallitusammattilaisena edistää asiaa osaltasi?

Hallitusammattilaiset voivat ratkoa haastetta perehtymällä digitalisaation mahdollisuuksiin ko. yhtiön omalla toimialalla, mutta myös “digitalisoimalla” omaa toimintaansa. Yrityksen ketteryyttä, kasvukyvykkyyttä ja arvoa voidaan helposti parantaa hallinnon ja ylimmän johdon digitaalisilla ratkaisuilla.

100 % paperittomat hallituksen kokoukset, moderni ja helppokäyttöinen sopimustenhallinta, samoin kuin auditointi- ja yrityskauppatilanteissa tarvittavat virtuaaliset datahuoneet ovat keskeisiä työkaluja. Digitaalisten työkalujen avulla minimoidaan tarpeeton työ, nopeutetaan operatiivista toimintaa ja mahdollistetaan ketterä reagointi liiketoimintamahdollisuuksien ja erilaisten auditointien tullessa vastaan.

Hallinnon, riskienhallinnan ja vaatimuksenmukaisuuden (Governance, Risk & Compliance / GRC) parhaiden käytäntöjen piiriin kuuluu suuri määrä asiakirjoja, joiden hallinnassa epäonnistuminen voi osoittautua kohtalokkaaksi yrityksen arvon muodostukselle ja kasvulle. Esimerkiksi, jos tärkeiden asiakirjojen löytäminen ja kokoaminen takeltelee, ei ketteryyttä vaativissa yritysjärjestelytilanteissa pystytä herättämään yrityksen arvon kannalta olennaista luottamusta.

Vaadittujen asiakirjojen keskitetty, luotettava hallinta ja nopea jakaminen eri osapuolten kanssa herättää luottamusta ja vaikuttaa positiivisesti yrityksen arvoon.

Milloin Due Diligence -valmiudesta on hyötyä?

Tällaisia tilanteita ovat muun muassa seuraavat:

  • Eritasoiset vero- ja compliance-tarkastukset, joiden määrä on kasvussa
  • Rahoitustilanteet, joiden yhteydessä ulkopuoliset tahot tutustuvat yrityksen tietoihin perinpohjaisesti
  • Yhteisyritykset, uuden liikekumppanuuden solmiminen tai tilapäisen liittouman luominen esimerkiksi yhteistä markkinointikampanjaa varten
  • Uuden asiakkaan tuominen mukaan yrityksen liiketoimintaan, tai yrityksen itsensä uusi rooli toisessa liiketoiminnassa, jolloin osapuolilla on tarve selvittää toisen yrityksen luotettavuus.

Yrityskauppojen ollessa näköpiirissä Due Diligence -valmiudesta kannattaa huolehtia hyvissä ajoin. Yritys, jolla on Due Diligence -valmiudet aina kunnossa, on paremmassa asemassa myös itse neuvotteluissa. Valmius antaa yrityksestä hyvän vaikutelman toiselle osapuolelle, lisää luottamusta ja parantaa yrityksen mainetta. Nämä kaikki yhdessä vaikuttavat myös yrityksen valuaatioon.

Kokonaisvaltaisen ratkaisun hyödyt

Modernit ratkaisut tarjoavat Due Diligence -dokumenteille turvallisen ja keskitetyn säilytyspaikan, tehokkaat hakutoiminnot ja sähköisen allekirjoituksen prosessien nopeuttamiseksi. Hallitustyön digitaalinen tuki on myös osa tätä pakettia. Uudenaikaisten hallitusportaalien avulla löydetään nopeasti sopivat kokousajat, luodaan agenda ja jaetaan kokousmateriaalit tietoturvallisesti. Niiden avulla voi myös luoda, tarkistuttaa ja allekirjoittaa kokouspöytäkirjan sähköisesti ja seurata tehtävienhallinnan työkalulla sovittujen asioiden edistymistä.

Kolme kehityskulmaa hallitusammattilaiselle

  1. Due Diligence -valmiuden vauhdittaminen

Aseta tavoitteeksi, että oikeat tiedostot ovat aina valmiina ja saatavilla, jotta yritys vastata nopeasti compliance-tarkastuksiin ja toimia ripeästi uuden liiketoimintamahdollisuuden ilmaantuessa. Kun johdolla on oikeat ja täsmälliset tiedot tukenaan, he voivat tehdä parhaat mahdolliset liiketoimintapäätökset ja lisätä yrityksen arvoa sekä minimoida riskejä.

Tärkeä rooli on myös turvallisella virtuaalisella datahuoneella, jolla organisaatio voi viipymättä jakaa tärkeät ja arkaluontoiset asiakirjat tarvittavien tahojen kanssa tietoturvallisesti ilman aikaa vieviä ja raskaita valmisteluprosesseja. Toiminnasta jää myös digitaalinen jalanjälki erilaisia compliance-tarkastuksia varten.

  1. Kontrolloitu sopimusten hallinta

Varmista, että yhtiössä kaikki liiketoiminnassa tarvittavat sopimukset ovat aina käden ulottuvilla. Käytä hyväksesi automaattisia muistutuksia, jotta pidät helpommin kiinni sovituista asioista, voit neuvotella sopimuksia uudelleen tai irtisanoa ennen uusiutumispäivämäärää sellaiset sopimukset, joita yritys ei enää tarvitse.

Sähköisen allekirjoituksen hyväksikäyttö, automaattiset muistutukset, tehokas metadatan käyttö ja OCR-tekstintunnistusta hyödyntävät tehokkaat hakuominaisuudet nopeuttavat operatiivisia prosesseja ja auttavat pitämään liiketoiminnan järjestyksessä.

  1. Tehokkaampi kokousten hallinta

Modernia kokoustenhallintasovellusta käyttämällä kokousten järjestäminen ja läpivienti on säästää hallitusammattilaisen kullanarvoista aikaa ja vaivaa.

Sovelluksessa on runsaasti toimintoja: aikataulutus, agendan ja materiaalien keskitetty hallinta ja jakaminen, helppokäyttöinen pöytäkirjan laatimistyökalu, omat muistiinpanotilat hallitusjäsenille sekä tehtävienhallinta päätösten ja toimenpiteiden seurantaa varten. Edistykselliset konenäköä hyödyntävät hakupalvelut auttavat hallituksen jäseniä löytämään tarvitsemansa tiedot aina kun niitä tarvitaan – myös mobiililaitteilla.

Lisää DD-valmius yrityksesi kehityslistalle

Nopeasti muuttuvassa globaalissa liiketoimintaympäristössä muutoskyvykkyyden, ketteryyden ja luottamuksen merkitys organisaation menestykselle ja selviytymiselle ovat elintärkeässä asemassa.

Pohdi sopisiko hallituspaikkayrityksesi tulevan vuoden kehityssuunnitelmaan DD-valmiuden lisääminen sekä hallituksen oman toiminnan digitalisointi. Tee Due Diligence -valmiudesta yrityksesi toiminnan tehostamisen ja arvon kehittämisen kulmakivi.

Markus Mikola on ContractZenin toimitusjohtaja ja perustaja. https://www.linkedin.com/in/markusmikola/

ContractZen Oy on vuonna 2014 perustettu suomalainen ohjelmistoyhtiö, jonka kehittämä pilvipalvelu kattaa metadatapohjaisen sopimusten hallinnan, digitaalisen hallitusportaalin, virtuaalisen datahuoneratkaisun (VDR) ja sähköiset allekirjoituspalvelut. Tietoturvallista palvelua on helppo käyttää kaikilla päätelaitteilla. Palvelu tukee hyvää hallintotapaa ja tehostaa liiketoimintaa vähentämällä kustannuksia, nopeuttamalla prosesseja sekä minimoimalla riskejä. Yhtiöllä on asiakkaita yli 30 maassa ja sen pääkonttori on Helsingissä.